[학위논문]업무와 기록의 속성 조화를 위한 기록분류표 개발

현대 정보화 사회에서는 과거와 달리 조직이 수평화․가변화되었으며, ‘내용-구조-맥락’이 분리된 전자기록의 활용이 급격히 증가되었다. 따라서 조직을 근간으로 하는 출처주의는 추상적 개념으로 변화되었고, 기능 및 업무와의 친연관계를 기반으로 하는 기록관리가 강조되었다. 기록의 분류 역시, 기능 및 업무분석에 기반한 사전적인 분류체계의 수립으로 기록의 생산 이전부터 기록을 통제하는 강력한 수단으로 그 역할이 확장되었다. 2001년 ISO 15489가 업무분류표에 기반한 기록의 분류를 명시하였고 이후, 기능분류는 국제적으로 지지를 받게 되었다.
이러한 기록관리의 국제적인 조류는 업무에 기반한 기록분류를 강조하되, 기록관리의 요건을 반영한 하이브리드적 접근을 취하는 기록분류표의 개발로 나아가고 있다. 이를 구현하는 도구로 업무 및 기록분류표가 수반되는데, 업무분류표가 조직의 업무 활동을 표현한 지적 구조체라면, 기록분류표는 기록관리를 위한 요소들을 반영한 기록분류도구라 할 수 있다. 이는 업무에 기반한 분류라 하더라도 철저한 기능적 접근을 취하는 것이 아니라, 이용자의 접근이나 사안파일과 같은 기록관리를 위한 요소들을 반영할 필요가 있기 때문이다.
이에, 본 연구는 2004년 정부혁신의 일환으로 업무와 기록분류체계의 통합을 목적으로 기록관리에 채택된 정부기능분류체계가 업무분류표이자, 기록분류표로 동시에 활용되고 있다는 점에 문제의식을 가지게 되었다. 정부기능분류체계는 정부 업무관리의 효율화를 목적으로 하는 체계로, 철저한 기능적 접근을 취하는 업무분류표이다.
업무에 기반한 기록의 분류가 기록관리에서 가지는 본연의 의미는 업무분류표를 기반으로 기록이 관리되어야 한다는 것이 아니다. 기록의 맥락을 보장하는 업무에 기반하되, 기록관리를 위한 요건들을 반영한 기록분류표에 기반해야 한다. 따라서 정부기능분류체계가 이러한 본원적인 의미를 구현할 수 있는 도구로써 개선되어야 할 사항들을 중심으로 논의를 전개하였다.
우선, 정부기능분류체계가 업무분류표로써, 합당한가에 대한 검토부터 시작하였다. 정부기능분류체계가 조직의 업무를 나타내는 객관적 지표로서 문제가 있음을 지적하고, 이를 수정․보완할 것을 제안하였다.
둘째, 정부기능분류체계를 기반으로 하이브리드적 접근을 통한 기록분류표의 개발을 위해서, 하이브리드적 접근을 취할 대상 계층을 단위과제로 설정할 것을 제안하였다. 이는 해외사례에서 주로 제3계층인 처리행위를 이 접근의 대상 계층으로 하고 있기 때문이다. 처리행위와 단위과제가 업무활동의 최하위 계층이며, 이 단위를 중심으로 기록관리의 핵심단위인 기록철이 생산되기 때문이다.
셋째, 기록관리를 위한 요소들을 반영한 기록분류표의 개발을 제안하였다. 앞서 논의된 단위과제에 기록의 유형, 주제, 처리행위 등의 분류기준을 적용하여, 단위과제 계층에서 기록관리를 위한 요소들을 반영한 기록분류표의 개발을 제안하였다. 이때, 단위과제와 과제관리카드가 일대 일의 관계를 가질 수 있도록 조정하는 작업이 수행되어, 현행과 같이 하나의 단위과제 아래에 여러 개의 과제관리카드가 생산되어, 철이 다시 철로 분해되는 모순된 구조가 발생되지 않도록 해야 할 것이다.
마지막으로, 이러한 기록분류표의 계층 구조 속에서 생산되는 다양한 유형의 기록들의 통합관리를 가능케 하고, 기록의 공개 및 접근권한 관리 등의 기록관리 과정을 지원하는 파일플랜을 개발할 것을 제안하였다.
이상과 같이, 본 연구는 기존 기록물분류기준표를 대체하고, 기록관리에 도입된 정부기능분류체계가 업무에 기반한 기록분류의 근본적인 의미에 보다 다가설 수 있는 방안을 제시해 보았다.