[학위논문]교육행정정보시스템의 기록관리 기능 분석 : 학교생활기록부를 중심으로

본 연구는 학교에서 교육행정정보시스템을 통하여 전자적으로 생산되는 기록물의 무결성,신뢰성,진본성,이용가능성을 살펴보고자 한다.이를 위해 먼저 학교조직의 특징과 학교에서 생산되는 기록물의 특수성 및 문제점을 알아보았다.또한 현재 사용 중인 교육행정정보시스템과 교무업무시스템의 운영 현황 및 새롭게 도입된 교무업무시스템의 기록물관리 과정을 분석하였다. 이러한 연구를 통해 학교기록물을 전자적으로 생산·활용하고 있는 교육행정정보시스템의 기록관리 기능을 파악해 보고 기록학적으로 학교기록물을 관리할 수 있는 방안을 제시해보고자 한다.

먼저 NEIS 교무업무시스템과 기록관리 기능의 통합 방안이 마련되어야 한다.앞서 교무업무시스템의 분석을 통하여 보완해야할 기록관리 기능을 알 수 있었다.따라서 부족한 기록관리 기능을 포함할 수 있는 교무업무시스템 재설계가 필요하다.이는 증빙적 성격이 강하고 장기간 활용되는 학교 전자기록물의 진본성,무결성,신뢰성,이용가능성을 유지하는 방안이 될 것이다. 두 번째로 교육행정정보시스템의 운영과 관련한 법 규정의 통일이 필요하다.앞서 살펴본 바와 같이 기록물 관리법과 기록물 분류기준표에서 제시하고 있는 내용들과 실제 학교에서 참고하고 있는 관련 지침이 상이함을 알 수 있었다.이는 학교 업무의 특수성을 반영되지 못하였기 때문이라 사료된다.2009년부터 제정·사용되는 기록관리기준표는 현장의 요구와 활용성을 반영하고 관련 지침간의 내용일치가 필요하다.이를 통해 업무에 혼선을 방지하고 책임소재를 명확히 할 필요가 있다. 세 번째로 NEIS 교무업무시스템에서 생산되는 전자기록물을 원본기록물로 인정해야 한다.현재 학교생활기록부 종이 출력물만이 원본으로 인정되고 있다.종이 기록물의 경우 전자기록물이 가지고 있는 장기보존의 불안정성에 대한 대안이 될 수 있다.그러나 이럴 경우 학교생활기록부에 기입된정보를 증명할 수 있는 방법이 없다. 전자기록물의 경우 학교생활기록부의각 항목을 증명해 줄 수 있는 정보를 서로 연계시켜 함께 보관한다면 기록물의 신뢰성을 더욱 높일 수 있을 것이다.따라서 기록관리 기능이 통합된 교무업무시스템을 설계하고 여기에서 생산된 전자기록물을 원본으로 인정함과 동시에 종이 기록물도 함께 장기 보존하는 이중관리가 바람직하리라 본다.
마지막으로 연구자가 제안하고자 하는 것은 학교기록물 전문 보존기록관을 수립해야 한다는 것이다.학교기록물의 경우 시대가 변하더라도 반드시 필요하고 반드시 생산되는 기록물이다.또한 학교에서 생산된 기록물은 그 자체가 역사적 가치가 있으며 이를 종합한 통계자료 역시 2차적 자료로서 유용하게 활용될 수 있다.현재 각 시·도교육청 자료관에서 NEIS 교무업무시스템에서 생산된 기록물을 분산 관리하고 있으며 졸업생의 재증명 발급업무도 시·도교육청 자료관을 통해 이루어지고 있다.이러한 각종 업무를 통합하여 학교기록물 전문 보존기록관을 만들고 이곳에서 학교기록물을 전문적으로 보존·관리·활용할 수 있는 체제를 수립하는 방안이 필요하다.이럴경우 각 시·도교육청에 분산되어있는 물적 자원의 통합 및 보안시스템의 집중화도 꾀할 수 있어 더욱 체계적이고 안정적인 환경에서 기록물을 관리할 수 있으리라 본다.